WASHINGTON. La imagen que tenemos de volver a la oficina después de unas vacaciones, por lo general tiene muy poco en común con la realidad. Mientras que muchos de nosotros esperamos sentarnos a nuestros escritorios llenos de energía ilimitada y creatividad restaurada que impulsará nuevos proyectos, lo que generalmente termina ocurriendo es que pasamos varias horas (o días) dispersos, intentando procesar una montaña de correos electrónicos y cerros de pendientes acumulados durante nuestra ausencia.
“Tienes que prepararte para que se acumule lo mínimo posible mientras estés fuera”, dice Julie Morgenstern, consultora de productividad y autora de Never Check Email In The Morning. “Una vez que inviertes en ese proceso se convierte en un proceso automatizado. Cada vez que salgo, ésta es mi biblia.”
¿Cómo puedes evitar la aglomeración posvacaciones y aferrarte a esos bríos renovados?
1. Planea activamente para tu regreso. Cuando se trata de hacer planes para estar fuera de la oficina, la mayoría de la gente se concentra en organizarse para su partida. Evita el desgaste que genera el regreso al prever tu retorno también.
Mientras que muchos de nosotros tratamos de maximizar el tiempo de vacaciones volviendo a casa el domingo por la noche, Laura Vanderkam, autora de 168 Hours: You Have More Time Than You Think, sugiere considerar un retorno más holgado.
“Piensa en regresar desde el sábado”, dice Vanderkam, haciendo hincapié en que deberás dedicar tiempo a desempacar, comprar lo esencial para la semana y revisar el correo electrónico sin sobresaltos, lo que puede disminuir el impacto del primer día de vuelta en la oficina.
2. Ten una estrategia. No sólo vuelvas a la oficina después de unas vacaciones sin un plan de ataque, a menos que quieras ser arrollado.
“La tendencia –dice Vanderkam– es tratar de compensar todas las reuniones perdidas. En lo posible, trata de posponer eso para el segundo día o por la tarde, para tener algo de aire.”
Morgenstern sugiere que designes tiempo para ponerte al corriente. “Designa un horario en la agenda para la transición. No incluyas en la agenda nada en tu primer día en la oficina.”
3. Usa la contestadora a tu favor. Tu respuesta automática fuera de la oficina tiene que ser directa (deshazte de la frase “vacaciones muy necesarias”, por favor), servicial y honesta, pero no tan honesta. Vanderkam recomienda extenderla hasta el periodo de regularización posvacacional; tus compañeros de trabajo sabrán que estás disponible, pero al menos la respuesta te ayudará a detener la ola de consultas externas, o por lo menos disminuir la expectativa de una respuesta inmediata.
Vanderkam y Morgenstern coinciden en que un mensaje de fuera de oficina debe incluir instrucciones de a quién contactar de acuerdo con las contingencias. Morgenstern añade que puedes sugerir a la gente recordarte qué es lo que necesita de ti, porque es posible que no hayas podido leer sus correos previos.
“Todo el mundo que usa el correo electrónico entiende el problema del volumen y que las cosas pueden quedar sepultadas entre cientos de mails cuando alguien está ausente. En realidad no es una sorpresa para nadie; sólo estás advirtiendo que puede ocurrir.”
4. Omite la lectura de tus correos pendientes y márcalos como leídos (sólo para valientes). La sola idea de perder el contenido de tu bandeja de entrada probablemente te provoque un escalofrío, pero algunos argumentan que una purga de correo posvacacional puede ser justo lo que necesitas para volver a la pista sin perder un día entero poniéndote al corriente.
“Algunas personas echan un rápido vistazo, buscan algo interesante y luego lo borran todo”, dice Vanderkam.
5. Debes tratar de ser indispensable, pero darte cuenta de que no lo eres te hará un mejor empleado. Vanderkam dice que la planeación y el regreso de las vacaciones son un excelente momento para un ajuste de perspectiva profesional. Todos estamos tratando de ser el miembro del equipo al que todos deberían acudir en busca de consulta o ayuda, pero creer que la empresa realmente no puede funcionar sin nosotros puede ser perjudicial en el largo plazo.
Vanderkam describe unas vacaciones de cinco días que tomó una vez cuando creía que habría WiFi disponible y descubrió que no fue así. Después de haber hecho todo lo posible a fin de prepararse para su tiempo de descanso, se dio cuenta de que su única opción era cambiar su visión de la necesidad de estar conectada.
“Ningún ejército me estaba esperando –dice Vanderkam– para invadir un país. Me perdí algunas cosas, pero pude disculparme cuando regresé. Me perdí un par de oportunidades, pero habrá otras.”
Aprende a planificar para el futuro, apóyate en tus compañeros de trabajo y entiende que a veces es inevitable que incumplas esa solicitud de último minuto. Así serás mucho más productivo cuando regreses.
NOTA TOMADA DE FORBES.COM
